Barkod Destekli Organizasyon iş akışı ve kongre yönetimi orgpera.com ile kongre, ıncentıve, toplantı ve diğer birçok organizasyonu etkin bir şekilde yönetin ve raporlayın...
Organizasyon yönetim süreçleri dışarıdan görünenin aksine yoğun emek isteyen süreçlerdir.
Katılımcılarınız için organizasyona gelmek başlangıç iken organizasyon firmaları için buz dağının görünen kısmı olduğunun farkındayız, yoğun iş temposunda geçen organizasyon süreçlerinde iş yükünü azaltmak için tasarlanan orgpera.com Pera Yazılım tarafından geliştirilen bir yazılım projesidir.
Organizasyon yönetim süreçlerinin takibini kolaylaştırmak hazırlık, operasyon ve raporlama işlemlerinde daha az iş gücü ile daha çok verim almanızı sağlayan, organizasyon süreci boyunca departmanlarınızın uyum içinde çalışmasını sağlayarak hızlı ve hatasız veri takibi yapmanızı amaçlayan, tüm organizasyon süreçlerinizi profesyonel olarak yönetmenizi CRM yeteneklerinin PCO, MICE ve Incentive gereksinimleri ile çözümlendiği, Barkod ve RFID teknolojileri ile güçlendirilmiş bir yazılım sistemidir.
orgpera.com geri bildirim yetenekleri ile müşterilerimiz istekleri doğrultusunda daha çok soruna çözüm olabilmesi adına toplanan geliştirme talepleri değerlendirilerek geliştirilmeye devam etmektedir. Müşterilerimizin geliştirme talepleri bizler için önem arz etmektedir.
Yeni kullanıcı dostu tasarımı ile organizasyon yönetimi hiç bu kadar kolay olmamıştı!
Firmanızın İş Yükünüzü Azaltırken, Kalitenizi Arttırın...
Genel Özellikler
✔ Sınırsız kullanıcı oluşturulabilir.
✔ Otomatik güncelleme sistemi ile program güncellemeleri otomatik olarak yüklenir.
✔ Tüm listelerde Excel'e bilgi göndermeyi destekler.
✔ E-Posta ile bilgilendirme grupları oluşturulabilir ve ilgili gruba otomatik e-posta gönderilebilir.
✔ Kullanıcıların yaptıkları işlemler log kaydı olarak tutulur.
✔ Veritabanı olarak Microsoft MSSQL tercih edilmiştir.
Öne Çıkan Özellikler
✔ Hızlı, Detaylı ve Çözüm Odaklı
✔ Doğru Müşteri Geribildirimi, Sorunsuz Kurum İçi Operasyon Süreci
✔ Aynı Anda Birden Fazla Organizasyon Yönetimi
✔ Hedef Kitle Yönetimi
✔ Bütçe, Harcama Yönetimi
✔ Katılımcı Yönetimi
✔ Sponsorluk Yönetimi
✔ Bilimsel Program ve Sunum Yönetimi ✓ Kayıt Masası Yönetimi
✔ Anlık Raporlama Yönetimi
✔ Online Alt Yapı ile Anlık Erişim Desteği
✔ Üst Düzey Katılımcı Memnuniyeti
Modül Detayları
Talep & Teklif & Satınalma
Talepler; Organizasyon düzenleme veya organizasyona katılım taleplerinin sisteme girişinden teklif aşamasına kadar takip etmenizi sağlayan modüldür. Teklif Yönetimi; Satış kalemlerinizi oluştururken satın alma departmanına fiyat araştırma taleplerini gönderip satın alma departmanı ile senkronize çalışmanızı sağlayan, Gelen taleplere hızlı ve doğru teklif oluşturmanızı sağlayan, Tekliflerde hata yapmanızı engelleyen yapısı ve tek tuş ile pdf teklifler oluşturabileceğiniz modüldür.Organizasyona ait satın alma ihtiyaçlarınızı veya firmanızdaki bir çok farklı amaç için satınalma işlemlerinin takibini kolaylaştırmak için geliştirilen satınalma yönetimi teklif ve finans entegrasyonu ile birlikte tümleşik bir çözümdür, her bir satınalma talebi veya fiyat araştırma talebi için sınırsız teklif alınarak cevaplanabilmektedir size düşen kabul edilen satınalma tekliflerini onaylamaktır.
Kayıt & Konaklama & Transfer & Tur & Etkinlik
Organizasyon katılımcı yönetimi birlikte her katılımcınıza ait bir barkod destekli katılımcı kart oluşturulur, tüm katılım detayları bu kartlar altında toplanır, isteyen katılımcılara özel satış paketleri oluşturabilir ve katılım kotaları belirleyebilirsiniz. Katılımcı yönetimi, katılımcı listelerini katılım formlarına göre gruplama yeteneği ile katılım durumlarını hızlı takip ve analiz edebilmeniz için tasarlanmıştır. Teklif satışları üzerinden katılımcı formları oluşturulabildiği gibi teklif istemeyen müşterileriniz için anlık serbest satışlarda yapabilirsiniz. Her konu için özelleştirilmiş katılımcı formları ile tüm katılım detaylarını yönetir ve takibinizi kolaylaştırır.Organizasyon hazırlık, operasyon ve raporlama aşamalarında kayıt, konaklma, tur ve etkinlik paketlerinin doğru bir şekilde yönetilmesini sağlamaktadır.
Hedef Kitle & Sponsorluk
Organizasyona dahil olmasını istediğiniz firma, sponsor veya kişileri hedef kitle yönetimi ile takip edebilir, kişilere özel iletişim kartları ile yapılan görüşmelerin detaylarını sisteme işleyebilir, kaç kişi hangi amaç için ve hangi iletişim türü ile bilgilendirildi, ilgi durumu nedir, son iletişim tarihi nedir, gelecek iletişim tarihi nedir gibi bir çok detayı tek bir modülden takip etmenizi sağlar. Kişi Yönetimi ile entegre çalışan hedef kitle yönetimi doğru zamanda doğru kişiye iletişimi desteklemek üzerine tasarlanmıştır. Daha önce sponsorluk çalışmanız olan yada çalışma potansiyeli olan tüm sponsorlar için veri havuzları oluşturmanızı amaçlayan sponsor yönetim modülü ile sponsor bilgileri, iletişim bilgileri, sponsor özelliklerine göre gruplama bilgilerinin yanı sıra hedef kitle yönetim entegrasyonu, organizasyon sponsorluk yönetim entegrasyonu ile tümleşik bir modüldür.
Bütçe & Harcama & Finans
Bütçe & Harcama Yönetimi ile; Organizasyonla ilgili tüm bütçe ve harcama hesaplarını tek bir çatı altında tutmanızı sağlar, bütçe aşılmasını engeller, harcama isteklerini ve yapılan ödemeleri hızlı ve sorunsuz takip etmenizi sağlar. Yetkilendirme yetenekleri ile bütçe ve harcama yönetiminde sınırları siz belirleyin. Finans Yönetimi ile; Firmalar için finans konusu hassas ve ekstra özen gösterilmesi gereken süreçler olarak öne çıkarlar bazen bir satınalmanın ödemesinin zamanında yapılması, bazen tahsilatların zamanında alınması önem kazanır. Finans Yönetim modülü ile tüm ödeme ve tahsilat planlarınız otomatik olarak oluşur size kalan sadece yapılan tahsilat veya ödeme bilgilerini sisteme girişini yapmak ve listelerinizi günlük kontrol etmek kadar kolaydır. Finans Yönetimi satış ve satın alma entegrasyonları ile firmanızın satış, satınalma, muhasebe ve finans bağlarını güçlendirir. Hatırlatma yetenekleri ile finansal zamanlama hatalarının ortadan kaldırmayı hedefler.
Kişi & Firma & Otel/Mekan
Kişi yönetim modülü, organizasyon firmalarının kitlelere ulaşmalarını kolaylaştıran, doğru zamanda doğru kişilere bilgilendirme yapma avantajı sağlayan, satışlarınıza ek güç sağlayan, doğru ve kurumsal iletişimi geliştiren, kişi bilgilerine göre gelişmiş arama yeteneği ile güçlü bir modüldür. Firma Yönetimi; Organizasyon süreci veya herhangi bir amaç ile muhatap olunan tüm firmalar için veri havuzları oluşturmanızı amaçlayan firma yönetim modülü ile firma bilgileri, firma özelliklerine göre gruplama bilgilerinin yanı sıra firmadan alınabilecek hizmet detayları, hizmet detaylarının önceki fiyatlandırmaları ve satın alma entegrasyonu ile tümleşik bir modüldür. Otel/Mekan Yönetimi; Oteller ve Mekanlar için veri havuzları oluşturmanızı sağlayan, çalıştığınız veya çalışmayı düşündüğünüz otellerin genel iletişim bilgilerini, kategori ve grup bilgilerini, mekan özellikleri gibi bir çok detay bilgisinin yanı sıra özel oluşturulmuş salon detay kartları, oda detay kartları, hizmet detay kartları ve satınalma entegrasyonlu geçmiş fiyat verileri ile birlikte en büyük yardımcınız olacaktır.
Personel & Görevler & Mesajlar
Personel Yönetimi; Firmanızda görevlendirdiğiniz ister tam zamanlı, ister yarı zamanlı olsun tüm personelleriniz için veri havuzları oluşturmanızı amaçlayan personel yönetim modülü ile genel personel bilgileri, personel beden bilgileri, iletişim bilgileri, personel özelliklerine göre gruplama bilgilerinin yanı sıra öz geçmiş yönetimi, zimmet yönetimi ve gelişmiş arama yetenekleri ile firmanızın insan kaynakları çözümü olmaya adaydır.Personeller yönetimi diğer tüm modüller ile entegre çalışan ortak bir yapı olarak tasarlanmıştır. Düzenleyeceğiniz organizasyonlar için en doğru personele ulaşmanızı ve doğru personeli görevlendirmenize yardımcı olacaktır.
Görevler & Mesajlar modülü; Firma iş akış süreçlerinde kullanıcıların birbiri arasında görev ve mesaj gönderimleri yapabildiği, gönderilen mesajların ve görevlerin okunup okunmadığı, görevlerin tamamlanıp tamamlanmadığı bilgi akışını sağlayan, gelen ve gönderilen görev listelerine, gelen ve gönderilen mesaj listelerine ulaşabileceğiniz kullanıcı bazlı bir modüldür.
Bilimsel Program Yönetimi
Bilimsel program çalışmaları kongre zamanının başlamasına kısa süreler kalana kadar devam edebilen nihai program oluşuncaya kadar birçok revizyondan geçebilen süreçlerdir. Program revizyonların da tüm konuşmacılar ve oturum başkanlarının planlarındaki uyumsuzluklar otomatik olarak tespit edilir ve sizi uyarır, benzer başlıklar otomatik olarak tespit edilir ve sizi uyarır, sınırsız kullanıcı desteği sunar, özel yetkilendirme yetenekleri ile değerlendirme süreçleri sorunsuz ilerler, bilimsel programda yer alması istenen konular veya planlar ister bildiri yönetiminden ister yeni program talebi olarak sisteme işlenebilir ve onaya sunulabilir, istenir ise toplantı sonu süreye dahil ek programlar planlanabilir. Bilimsel program web sayfası entegrasyon modülü ile bilimsel programlarınız her zaman güncel kalır ve artan iş gücünüzü başka konulara yönlendirmenizi sağlar.
Bilimsel Sunum Yönetimi
Kongre süreçlerinin önemli bir parçası olan bildiri toplama işlemlerini yönetmek için tasarlanmış olan bildiri yönetimi yazar, hakem ve baş hakem e özel 3 farklı yönetim modülü ile bildiri toplama ve değerlendirme işlemlerini sorunsuz tamamlamanızı sağlar. Bildiri toplama yönetimi ile her bildiriye özel değerlendirme kurulları oluşturulabildiği gibi bildiri gruplarına özel kurullar oluşturabilir ve istenirse yeni gelen bildirileri ilgili kurullara otomatik yönlendirmesini sağlayabilir, Yetersiz gördüğünüz bildirileri düzeltilmesi için geri gönderebilir, iptal edebilir ve bildiri türleri için kotaları takip edebilirsiniz. Ana modüle entegre olarak çalışan bildiri toplama yönetimi ile kullanıcıların yaşadıkları anlık sorunlara ana modülünüzden müdahale edebilir veya genel akış hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.
Kayıt Masası (Desk) Yönetimi
Operasyon süreçlerinin en önemli süreçlerinden olan kayıt masası (desk) işlemlerini kolaylaştırmak için tasarlanmış olan kayıt masası yönetimi gelişmiş arama yetenekleri, transfer takip özelliği, yaka kartı basabilme, voucher basabilme, sertifika basabilme gibi öne çıkan yetenekleri ile operasyon süreçlerinde gücünüze güç, hızınıza hız katıyor. Kayıt masası uygulaması barkod ve RFID teknolojileri ile çalışabilen yapısı ile salon takip, oturum yönetimi gibi diğer uygulamalarımızı da desteklemektedir. Basit, anlaşılır ve kullanıcı dostu ara yüzü ile yarı zamanlı personelleriniz birer profesyonele dönüştürür. Kayıt Masası Yönetimi ile; katılımcı kabulü, katılımcı takibi, trabsfer takibi, danışma özelliği, sorun ve istek takibi, yaka kartı oluşturma ve basımı, sertifika oluşturma ve basımı, voucher oluşturma ve basımı işlemlerini görevlendirdiğiniz personeller profesyonel bir şekilde yerine getirmektedirler.
Online Sertifika Yönetimi
Düzenlenen organizasyonlar akabinde katılımcıların sertifikalarının hazırlandığı ve bu sertifikalara hak kazanan katılımcıların online ulaşarak bastırabileceği ve dijital ortamda mail gönderebildiği, organizasyon sonuçlandırma sürecinizi kolaylaştıracak bir modüldür.
Yaka Kartı & Sertifika & Voucher Basım Yönetimleri
Organizasyonun başladığı gün ve bittiği gün katılımcılara yönelik gerçekleştirilen yaka kartı, voucher ve sertifika basımı süreçlerini hızlı ve kolaybir şekilde yapılandırarak kayıt masalarında uzun kuyruklar oluşmasını engeller ve katılımcı memnuniyetini en üst seviyeye çıkartmış olursunuz.